Modèles de lettres et contrats type
Tous les modèles de documents pour une bonne gestion de vos locatifs
Pour bien gérer vos locations, vous devez tout coucher sur papier. En effet, propriétaire, bailleur et locataire doivent formaliser par écrit tout accord ou arrangement. Le verbal ne suffit pas et en cas de pépin : seuls les écrits restent. Retrouvez dans cette rubrique plus de 40 documents pour la gestion locative.
Tous les modèles de lettres et contrats types ont été rédigés par la communauté Alliance Habitat. Si vous souhaitez faire paraître un modèle, n'hésitez pas à nous contacter !
Ces modèles de lettres sont proposés sans engagement, à titre gratuit.
Contrats de location
Le contrat de location, ou bail de location permet au bailleur et au locataire d'officialiser leurs accords sur la location d'un local, meublé ou non, qu'il soit à usage d'habitation, commercial ou de stockage. Le bail doit être adapté à la destination du local, en fonction des lois spécifiques dont elle dépend. En effet, une location saisonnière ou un bail commercial ne dépendent pas des mêmes textes qu'un logement loué nu et à l'année. Les locations vacances ou de courte durée ont également des contraintes particulières et se renseigner auprès de la préfecture ou de la mairie est un pas de plus vers la tranquillité. Généralement, il est établi entre le preneur et le bailleur, sous seing privé et inclut les clauses relatives aux limites d'usage, l'entretien, charges et assurances requises. En savoir plus sur le contrat de location (Infos et modèles…)Téléchargez gratuitement le modèle de contrat de location
Avant la signature du contrat
Consulter l'ensemble des documents à produire avant la signature du bail Avant de signer votre contrat de location, assurez-vous d'avoir fait le nécessaire pour vous protéger contre les risques locatifs (impayés, détérioration, défaut d'assurance…) Du dossier de location pour sélectionner vos locataires, à l'état des lieux et le dépôt de garantie pour éviter les litiges liés à l'état du logement, retrouvez toute une sélection de documents utiles pour louer plus tranquille :Dossier de location
Les propriétaires, ou les agences immobilières auxquelles ils ont pu confier la location de leurs logements, exigent systématiquement des justificatifs aux locataires éventuels, voire aux garants, pour prouver leur identité et leur solvabilité. Pour prévenir les abus, le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015, pris en exécution de la loi Alur, précise les documents que les locataires et garants potentiels peuvent être amenés à signer avant la signature du bail. Les documents que la législation permet aux propriétaires et aux courtiers en immeubles d'exiger au candidat sont les suivants :- Une pièce d'identité : carte d'identité nationale (française ou étrangère), carte de séjour, et permis de conduire (français ou non)...
- Un et un seul des justificatifs de domicile suivants : 3 dernières quittances de loyer (ou, à défaut, une certification du propriétaire dûment signée attestant que le locataire s'est bien acquitté de tous les loyers et charges), un certificat d'adresse, un certificat d'hébergement, ou le dernier avis de taxe foncière reçu (à défaut, le titre de propriété de la résidence principale)...
- Un ou plusieurs justificatifs d'identité professionnelle : un contrat de travail ou de stage (ou, à défaut, une attestation de l'employeur), une carte d'étudiant (ou une carte d'étudiant).
- Un document attestant du niveau des ressources : 3 derniers bulletins de travail, un avis d'imposition (ou non), une attestation de versement des prestations familiales, un titre de propriété immobilière, un justificatif de revenus fonciers, des rentes viagères, des revenus mobiliers, une simulation Caf pour une aide au logement....
Acte de Caution solidaire
La caution solidaire est un contrat dans lequel une personne promet de régler le loyer si le locataire ne le fait pas. Il s'agit donc d'un engagement important. Pour le rendre légal, il faut compléter un document indépendant du contrat de location, mais distinct de celui-ci. Le garant est en principe l'un des parents du locataire. Il peut aussi s'agir de toute autre personne prête à prendre le relais en cas de non-paiement du loyer : un frère, une sœur, un enfant qui travaille, un ami...
La caution solidaire, si le garant est solvable, est une garantie légitime pour les locataires qui n'ont pas assez d'argent pour se loger. Pour empêcher les garants de signer un document sans bien comprendre leur obligation, la loi les oblige à l'écrire à la main. Le garant doit rédiger à la main qu'il s'engage à payer le propriétaire en cas de manquement du locataire, dans la limite d'une somme maximale indiquée en lettres et en chiffres. Cette tâche d'écriture, pourtant angoissante pour les garants, est à nouveau devenue nécessaire depuis le 1er janvier 2022, pour sécuriser la validité du document. La loi Elan avait pourtant supprimé temporairement la mention manuscrite pendant trois ans. Elle sera à nouveau rendue obligatoire en 2022. Le document de cautionnement solidaire doit comporter les indications suivantes :- L'identification de la caution, du ou des locataires, du bailleur, et de la résidence du contrat ;
- Le jour de la signature du contrat ;
- Le montant du loyer et des charges, ainsi que les critères de révision du loyer précisés dans le bail ;
- La durée de l'engagement de la caution : la caution solidaire peut être délivrée pour la durée du bail initial et une ou plusieurs reconductions tacites, dont le nombre doit être indiqué pour établir la durée totale de l'engagement de la caution.
Etat des lieux
Lors de la remise des clefs (en réalité, le jour de la signature du bail), un état des lieux doit être complété et joint au contrat de location. Lorsque le locataire entre dans les lieux, ce document précise l'état du logement et de ses équipements. Lorsque le locataire quitte les lieux et rend les clés, un nouvel état des lieux est établi. En cas de désaccord, la confrontation de ces deux conventions vous aide à déterminer la responsabilité de chacun.Reçu de dépôt de garantie
Le dépôt de garantie (qui n'est pas la "caution") est une somme que le propriétaire réclame au locataire au moment de la signature du contrat. Notons que le propriétaire conservera cet argent pendant toute la durée du bail.
Le locataire après avoir payé cette somme reçoit un reçu qui fera office de preuve.Demande d'attestation d'assurance Habitation
Pour garantir que son locataire est correctement assuré, un propriétaire peut lui demander une attestation d'assurance habitation dès qu'il emménage, ainsi qu'à la date anniversaire de son emménagement. Pour mémoire, les locataires doivent souscrire une assurance habitation. L'attestation d'assurance habitation permet au propriétaire de garantir que le locataire respecte la loi. Une attestation d'assurance habitation est un acte établi par une compagnie d'assurance déclarant que l'entreprise assure une résidence. Le document indique :- L'adresse du bien assuré ;
- le titulaire du contrat ;
- Et les garanties sont parfois souscrites, sans toutefois entrer nécessairement dans les termes du contrat.
Gestion des loyers et paiements
Cliquez ici pour consulter les documents de gestion des loyers. Les loyers payés dans les délais facilitent les relations entre locataires et propriétaires. Mettez toutes les chances de votre côté en envoyant des avis d'échéance et en honorant l'envoi des quittances de loyer. Limitez les problèmes d'impayés et récupérez efficacement vos impayés en rédigeant des attestations de paiement et des relances pour impayés efficaces.Avis d'échéance
L'objectif principal de l'avis d'échéance de loyer est de rappeler au locataire que le loyer et les services publics doivent être payés. La date d'échéance est aussi indiquée. Cet avis, cependant, n'est pas exigé par la loi. Vous n'êtes pas tenu de la transmettre chaque mois, mais vous pouvez le faire à l'occasion ou dans les circonstances suivantes :- En cas de paiement tardif, dites au locataire qu'il a dépassé la date d'échéance et rappelez-lui de payer ;
- En cas d'imprévu, comme des travaux effectués qui doivent être indemnisés par le locataire, vous pouvez accorder un délai supplémentaire.
Relance pour loyer impayé
La démarche d'expulsion pour loyer impayé commence par l'envoi d'une simple lettre de rappel pour retard de loyer. Un retard de paiement de loyer peut être un événement exceptionnel. Il n'est pas toujours vrai que votre locataire est un mauvais payeur. Il s'agit simplement d'un rappel courtois qui ne suppose pas d'action en justice. En règle générale, il vous permet toutefois de remédier rapidement au problème. Sinon, il vous protège en servant de preuve dans une procédure et/ou en activant votre assurance loyers en retard. Bien qu'il n'y ait pas de formalité explicite, votre lettre doit contenir certaines informations légales pour être recevable :- Vos informations de contact, ainsi que celles du destinataire
- La localisation du logement en question
- Le total du montant du loyer et des frais
- La période couverte par le loyer impayé
- La date d'échéance initiale du loyer impayé
- La date de rédaction de la lettre, qui sera confirmée par la date d'envoi de la lettre recommandée.
Quittance de loyer
Une quittance de loyer est un document papier ou électronique servant à la gestion locative. Elle permet au propriétaire de confirmer que son ou ses locataires (dans le cas d'une colocation) ont acquitté leur loyer et leurs prélèvements locatifs en temps et en heure. Une quittance de loyer doit être produite si un bien locatif est géré par une agence immobilière ou un professionnel de l'immobilier dans le cadre d'un mandat de gestion locative. A ce propos, téléchargez le logiciel de gestion locative Loyer Manager pour faciliter vos démarches administratives. La quittance de loyer permet à une personne à la recherche d'un nouveau logement de prouver qu'elle a payé le loyer de l'ancien logement. Cela augmente la probabilité de trouver une nouvelle location. Un propriétaire est obligé de délivrer gratuitement une quittance de loyer dès qu'un locataire en fait la demande. Si le paiement du loyer et des charges locatives est à jour, il est dans son droit de le faire. Comme le précise l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 visant à renforcer les rapports locatifs, les frais d'impression du document ou le coût du timbre postal ne peuvent être imposés au locataire. Une quittance de loyer peut être délivrée en personne, par courrier ou par voie électronique. Dans ce cas, le propriétaire ou son représentant doit avoir obtenu l'autorisation du ou des locataires pour transférer un document numérique.Attestation de paiement du loyer
Une attestation de paiement du loyer est un document que le propriétaire doit remplir à la demande du locataire. Il n'est pas fourni automatiquement chaque mois, et même si le locataire le souhaite, le propriétaire n'est pas tenu de le donner. L'acte permet au locataire de bénéficier des aides au logement auxquelles il peut avoir droit en fonction de sa situation. Une attestation de loyer peut être téléchargée et imprimée immédiatement depuis le site Internet de la CAF. L'attestation est au format PDF et doit être imprimée et complétée à l'aide d'un stylo. Elle doit ensuite être remise au locataire qui en a fait la demande. La CAF précise également que l'attestation de loyer doit être remplie le jour de la signature du bail.
L'attestation de loyer, comme une facture de téléphone, d'eau ou d'énergie, ou un titre de propriété, peut être utilisée comme preuve d'adresse. Pour être approuvée, la preuve de loyer doit être remplie, signée et datée par le propriétaire. La date ne doit pas faire plus d'un an, voire de trois mois selon les circonstances.Avis d'augmentation/révision du loyer
Locataires et vendeurs
Modèles de lettre pour le locataire
Quand l'interlocuteur ne répond pas, il est nécessaire pour le locataire de rédiger des courriers pour espérer voir aboutir certaines démarches. Plusieurs lettres types spécifiques aux locataires sont disponibles pour réclamer une quittance de loyer ou la restitution du dépôt de garantie, résilier son contrat de location ou encore demander à un assureur une attestation Habitation.- Réclamer une quittance
- Réclamer la restitution du dépôt de garantie
- Préavis de congé
- Résiliation d'assurance habitation
